La gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents

juillet 19, 2021 0 Par Michel

Les organisations disposent d’une grande variété d’options pour les aider à améliorer la gestion de leurs documents électroniques. Certains organismes peuvent avoir besoin d’une solution sophistiquée pour gérer leurs documents et se tourneront vers le marché pour trouver une solution logicielle spécifique.

Des moyens simples pour améliorer la façon dont vous gérez vos enregistrements électroniques

Il existe de nombreux systèmes d’archivage commerciaux qui, à condition d’être mis en œuvre et maintenus avec succès dans le cadre d’un projet de gestion des documents électroniques bien géré, peuvent être utilisés pour gérer les documents électroniques selon les normes requises. Tous les organismes n’ont pas les moyens d’acheter et de gérer un tel système ou de le considérer comme approprié à leur situation. Pour les organisations plus petites ou moins complexes, les systèmes internes, la réutilisation de plateformes existantes, les applications open source ou une combinaison de ces options peuvent s’avérer appropriés. L’approche la plus pratique sera déterminée par une analyse attentive et réaliste des besoins.

Indépendamment de l’approche systémique que vous choisirez d’adopter, il existe des mesures simples que vous pouvez prendre pour améliorer la gestion de vos documents électroniques. Il s’agit notamment de réorganiser la façon dont vos documents sont stockés et éliminés, et d’utiliser des contrôles d’accès, des conventions de nommage et des règles de version. Ces actions peuvent toutes être bénéfiques et aideront votre entreprise à se préparer à une transition ultérieure vers un système complet de gestion des documents électroniques. Cependant, vous devez également comprendre leurs limites car elles peuvent ne pas fournir le niveau de contrôle dont votre entreprise a besoin.

Réorganiser le stockage

La réorganisation des espaces de travail du réseau pour améliorer la façon dont vous créez, stockez, modifiez, archivez et récupérez les documents électroniques améliorera le partage des informations et des connaissances à l’échelle de l’entreprise. La mise en place d’une structure hiérarchique de dossiers dans un système de fichiers fournira une zone cohérente dans laquelle les documents pourront être créés et stockés. Si vous stockez des documents dans des dossiers sur des lecteurs ou des espaces de travail partagés, vous pouvez réorganiser la structure des dossiers pour reproduire le plan de classement de votre entreprise. Si votre entreprise utilise un plan de classement existant dans le cadre d’un système d’archivage papier bien géré, cela ne signifie pas automatiquement qu’il s’agit de la structure la plus appropriée pour gérer vos documents électroniques.

Contrôles d’accès

Il est important de savoir que si vous choisissez de stocker des documents électroniques dans des dossiers sur des lecteurs partagés sur lesquels aucun contrôle formel n’a été mis en place, vos documents risquent d’être modifiés ou supprimés. Les contrôles d’accès peuvent être utilisés pour atténuer ce risque en réglementant le nombre d’utilisateurs qui peuvent créer, accéder, modifier ou supprimer des documents stockés dans des dossiers particuliers. Vous pouvez également les utiliser pour restreindre l’accès à des informations plus sensibles. Le maintien de contrôles d’accès compliqués est gourmand en ressources ; il peut donc être plus pratique de garder les groupes de dossiers auxquels les autorisations d’accès sont attribuées relativement simples. Il est préférable d’éviter autant que possible les contrôles par mot de passe. Lorsque des mots de passe simples sont utilisés, ils n’offrent qu’un faible niveau de sécurité et si les mots de passe sont oubliés, vous risquez de perdre l’accès à vos documents.

Une protection rationnelle

Si les contrôles d’accès peuvent fournir une certaine mesure de protection, ils ne sont pas une panacée. Si vos documents doivent avoir une valeur probante et que vous ne pouvez pas la garantir dans leur environnement électronique, cette approche peut ne pas convenir à votre entreprise. L’impression des documents électroniques sur papier pour les conserver dans un dossier enregistré dans votre système d’archivage physique ne peut être une option privilégiée. L’impression et le stockage sur papier ont un coût et vous devez le mettre en balance avec le coût de mise en œuvre et de maintenance d’un système capable de gérer les documents électroniques dans leur format d’origine. Les considérations environnementales doivent également être prises en compte.

Conventions de nommage et règles de version

Nommer les documents de manière cohérente en suivant des conventions établies peut améliorer considérablement le stockage et la recherche des documents. L’identifiant principal de tout document est son nom. Les documents qui sont nommés de manière cohérente sont naturellement plus faciles à gérer. En donnant à un document une description cohérente et logique, il est plus facile de différencier des documents similaires en un coup d’œil. Les utilisateurs trouveront plus simple de parcourir et d’accéder aux informations. Le respect des conventions convenues simplifie également la dénomination des documents, car les collègues n’ont pas à reconsidérer le processus de dénomination à chaque fois. Si vous utilisez une structure de dossiers sur votre système de fichiers qui reproduit le plan de classement de votre entreprise, les noms des dossiers doivent autant que possible correspondre aux titres utilisés dans le plan de classement.

Lorsque vous créez et enregistrez un document, vous devez lui donner un nom. Ce nom sera le principal moyen pour vous et vos collègues de localiser et d’identifier ce document à l’avenir. Le nom vous aidera également à relier le document qu’il décrit à d’autres documents. Il est donc important que vous lui donniez un nom approprié. Les noms de documents doivent contenir suffisamment d’informations pour permettre à un utilisateur qui verrait le document hors de son contexte, séparé de son dossier parent, de comprendre en quoi consiste le document et quel est son objectif. Les noms de documents doivent être aussi descriptifs que possible tout en conservant leur signification et la cohérence de l’approche.

Un nom de document doit être composé des éléments suivants :

Description – le sujet et l’objet du document. Cette composante peut être utilisée de nombreuses fois au fur et à mesure que des documents sont créés et sauvegardés sur le même sujet. Type – le type de document, par exemple lettre, rapport, procès-verbal, etc. À ne pas confondre avec le format, par exemple une feuille de calcul Excel. Date, le cas échéant – la date d’un événement, d’une réunion, etc., et non celle de la création du document (qui est généralement saisie automatiquement par l’application logicielle). Utilisée pour distinguer le document des autres documents sur le même sujet.

Numéro de version – utilisé pour garder la trace des modifications apportées au document. Ne s’applique pas aux courriels. Les documents sont rarement statiques et peuvent faire l’objet de nombreuses modifications au cours de leur cycle de vie. Les documents publiés dans les espaces partagés sont souvent diffusés, modifiés et reformulés. Afin de garder la trace des modifications et de s’assurer que tout le monde travaille à partir de la version actuelle d’un document, le titre du document doit finalement comporter un numéro de version. Les numéros de version sont généralement placés à la fin du titre du document et préfixés par la lettre v pour identifier le numéro comme un outil de contrôle de version. Lors de la numérotation, vous pouvez utiliser des numéros ordinaux pour refléter les changements majeurs (c’est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) et des numéros décimaux (c’est-à-dire 1.2, 2.5, 3.4) pour refléter les changements mineurs dans les GED.